Kdy 3 upomínky nestačí. A co nastavit místo toho

Ve většině firem má řešení nezaplacených faktur stále stejný průběh tří upomínek. Po splatnosti odejde první upomínka. Pokud nepřijde reakce, následuje druhá. Pak třetí. 

Na první pohled to působí jako dostatečný postup. Účetní má pocit, že udělala maximum. Ve skutečnosti ale tenhle přístup často vede jen k tomu, že se pohledávky posouvají v čase, ztrácí se jejich vymahatelnost a v krajním případě končí jako nedobytné.

Tři upomínky nejsou strategie

Problém není v tom, kolik upomínek odejde. Problém je, že za nimi většinou nestojí žádná skutečná strategie.

Tři e-maily samy o sobě nic neřeší. Jsou to jen jednotlivé kroky bez návaznosti. Chybí jim jasné načasování, změna přístupu i rozhodnutí, co se má stát dál. Výsledkem je opakující se komunikace bez výsledku.

Jaký proces nastavit?

Funkční přístup není o mnoho složitější. Nestojí na počtu upomínek, ale na tom, že každý krok má své místo.

Krátce po splatnosti dává smysl přátelské připomenutí. V téhle fázi bývá úspěšnost nejvyšší – faktura často zůstala neuhrazená jen proto, že zapadla. Pokud ale platba nepřijde, je potřeba se posunout dál.

Jedním z důležitých kroků vymáhání je nastavení správné periodicity jednotlivých upomínek a celkové strategie tlaku. Někdy může být nejúčinnější metodou zaslání doporučeného dopisu nebo SMS upomínky na mobilní telefon dlužníka.

Pokud ani tyto kroky nevedou k úhradě, přichází na řadu předžalobní výzva. Ta často představuje zlomový moment celého procesu. Dlužník si uvědomí reálné právní důsledky a výrazně roste šance na zaplacení nebo alespoň zahájení komunikace.

Každá firma by také měla mít definovaný moment, kdy se situace posouvá dál. Kdy už se pohledávka neřeší interně a kdy přichází na řadu další krok, ať už právní, nebo externí řešení, například v podobě automatizace.

Pro účetní je to hlavně o jistotě

Dobře nastavený proces nepřináší jen lepší výsledky. Přináší hlavně klid.

Účetní ví, co udělat dnes, co za týden a co ve chvíli, kdy dlužník nereaguje. Nemusí každou situaci řešit individuálně. Zároveň má oporu pro komunikaci směrem dovnitř firmy. Může se opřít o jasně daný postup místo vlastního pocitu.

Rozdíl mezi upomínkami a strategií 

Tři upomínky mohou být součástí procesu. Samy o sobě ale nestačí.

Skutečná strategie začíná ve chvíli, kdy má každý krok svůj čas, svůj význam a své pokračování. A právě to je rozdíl mezi „posíláním e-mailů“ a řízením pohledávek. S tím vám snadno pomůže automatizované řešení od Smartcollection.app.

Jak do toho vstupuje automatizace 

Aplikace Smartcollection.app v sobě nese celou strategii. To znamená, že proces není omezený jen na e-mailové upomínky. Kombinuje různé komunikační kanály podle situace, od e-mailu přes SMS až po fyzické dopisy nebo předžalobní výzvu. Každý krok má své načasování a svůj účel.

Zásadní rozdíl je ale v obsahu a návaznosti. Jednotlivé scénáře nejsou psané „od oka“, ale vycházejí z praxe a právního kontextu. Textace jsou připravené tak, aby odpovídaly konkrétní fázi vymáhání, od přátelského připomenutí až po důraznější výzvy.

Součástí procesu jsou i další kroky, které ve firmách často chybí nebo se odkládají. Například zapojení oficiální komunikace, kontrola insolvencí dlužníka nebo plynulý přechod k předžalobní výzvě.

Díky tomu nevzniká „mezera“ po třetí upomínce. Proces pokračuje dál automaticky, ale zároveň řízeně.

A právě v tom je hlavní přínos. Strategie není něco, co musí účetní složitě vymýšlet. Je už součástí systému.