Kdy už firma potřebuje software na vymáhání pohledávek?
Jedna nezaplacená faktura? Stačí e-mail, telefonát nebo jednoduchá upomínka. Deset pohledávek? Pořád se dají zvládnout ručně nebo jednoduše pomocí automatizované aplikace Onetime.
Ale co když jich máte stovky? S rostoucím počtem pohledávek roste také množství administrativy, komunikace, kontroly a rozhodování, které je s jejich vymáháním spojené.
Kdy nastává moment, kdy už se vyplatí využít software pro hromadnou správu pohledávek?
1. Přestáváte mít přehled o pohledávkách
Excel má několik záložek, informace jsou v účetním systému, e-mailech a možná ještě v interních poznámkách. A když se někdo zeptá na konkrétní pohledávku, začíná hledání a otázky: Kdy byla faktura splatná? Byla už odeslána upomínka? Reagoval dlužník? Kdo případ řeší? Co má následovat?
Pokud získat odpověď znamená procházet několik různých zdrojů, může to být první signál, že současný způsob správy přestává stačit.
2. Kontrola pohledávek zabírá stále více času
Samotné odeslání upomínky zabere několik minut. Problém nastává ve chvíli, kdy je potřeba každý den kontrolovat desítky nebo stovky případů a u každého rozhodovat, jaký krok má následovat. Část pracovní doby pak nezabírá samotné vymáhání, ale kontrola a administrativa kolem něj.
Software může rutinní činnosti automatizovat a umožnit týmu soustředit se především na případy, kde je skutečně potřeba lidský zásah.
3. Některé pohledávky začínají „zapadat“
U několika případů je snadné si pohlídat, komu je potřeba zavolat nebo kdy odeslat další výzvu. U stovek pohledávek je situace jiná. Pak stačí přehlédnutý e-mail, špatně nastavená tabulka nebo zapomenutý termín a pohledávka může zůstat bez dalšího kroku déle, než by měla.
Čím více případů spravujete, tím větší význam proto získává systematický proces. Automatizace může pomoci zajistit, aby jednotlivé kroky probíhaly podle nastavených pravidel a žádný případ nezůstal bez povšimnutí jen kvůli množství administrativy.
4. Stejná data zadáváte opakovaně
Faktura je v účetním systému. Její údaje následně přepíšete do Excelu. Potom je použijete při komunikaci s dlužníkem a možná je zadáte ještě do dalšího systému. Čím vícekrát se stejná data ručně přepisují, tím více času to zabírá a tím větší je prostor pro chybu.
Propojení systémů a automatické načítání dat proto může být při větším objemu pohledávek významnou úsporou práce.
5. Nevíte, jak si vaše vymáhání skutečně vede
Víte, kolik máte pohledávek po splatnosti. Ale víte také:
kolik pohledávek se podařilo vymoci,
jaká je jejich úspěšnost,
jak dlouho vymáhání v průměru trvá,
kolik případů je aktuálně v jednotlivých fázích,
jak se výsledky mění v čase,
kolik dlužníků je v insolvenci,
nebo jaká je historie jednotlivých případů a dlužníků?
Pokud odpovědi získáváte složitým ručním počítáním, je těžké na jejich základě dělat rychlá rozhodnutí. Data a reporting mohou ukázat nejen to, co se právě děje, ale také kde je prostor pro zlepšení.
6. Potřebujete spravovat větší portfolio nebo více klientů
Jiná situace nastává u firem, které nespravují pouze vlastní pohledávky, ale pracují s pohledávkami více klientů nebo věřitelů. V takovém případě je potřeba sledovat nejen jednotlivé pohledávky a dlužníky, ale také to, komu konkrétní případ patří, v jakém je stavu a jaké jsou jeho výsledky.
S rostoucím portfoliem proto roste význam centralizované evidence, automatizace, přehledu o jednotlivých případech a kvalitního reportingu.
Kdy je tedy správný čas?
Neexistuje přesné číslo pohledávek, od kterého firma software „potřebuje“. Pro jednu firmu může být problémem už několik desítek případů. Jiná zvládne stovky pohledávek díky dobře nastaveným interním procesům.
Rozhodující proto není pouze počet pohledávek, ale především:
Kolik času jejich správa zabírá?
Kolik lidí se jí musí věnovat?
Jak moc je proces závislý na ruční práci?
Máte přehled o tom, co se s jednotlivými případy děje?
Pokud se v několika výše uvedených bodech poznáváte, může být specializovaný software logickým dalším krokem.
Od ruční správy k efektivnějšímu procesu
Software na vymáhání pohledávek není jen nástroj pro odesílání upomínek. Může být základem celého procesu od evidence a automatizace jednotlivých kroků až po reporting a vyhodnocování výsledků.
Ve Smartcollection.app nabízíme řešení CollectBox pro hromadnou správu pohledávek, které je určeno pro různé potřeby firem a uživatelů – od jednotlivců až po větší týmy.
Komentáře