Kdy přichází čas na předžalobní výzvu – a proč je tak účinná?

Tři upomínky a stále nic? Známý scénář, který dokáže zkomplikovat cash flow a přidat zbytečný stres. Přitom většina podnikatelů má na začátku snahu zachovat vstřícný přístup a vztah s klientem. Když se ale ani po třetí upomínce peníze na účtu neobjeví, je čas přejít k systematičtějším krokům. Co tedy dělat, abyste chránili svou firmu, vztahy i pověst a kdy využít sílu předžalobní výzvy?

Co je předžalobní výzva a kdy ji můžete použít?

Předžalobní výzva je oficiální upozornění dlužníkovi, že pokud nezaplatí ve stanovené lhůtě, věc se přesune k soudu. Zákon umožňuje poslat ji okamžitě po splatnosti faktury,  žádné upomínky nejsou povinné. V praxi se ale často nejprve volí přátelštější forma, například e-mail, aby měl klient prostor situaci vyřešit bez právních kroků. Pokud však dlužník ani po jasném upozornění nereaguje, je předžalobní výzva dalším logickým krokem.

Jak na upomínky?

Pokud jste již zaslali tři upomínky přes váš fakturační systém a stále nepřišla žádná reakce, nastává čas zvážit další komunikační kanály, například doporučený dopis, SMS nebo telefonát a případně i profesionálnější tón.

V komunikaci se vyhněte emotivním výrazům. Místo toho se držte faktů, zejména těch uvedených ve smlouvě a na faktuře: datum vystavení faktury, délka prodlení, přesná částka a konkrétní termín, do kdy očekáváte platbu nebo úroky z prodlení. 

Osvědčený postup je také připojit upozornění na možné další kroky, ne výhružně, ale jasně a věcně. Například zmínit zapojení právního zástupce.

Předžalobní výzva od právníka jako účinný nástroj

Pokud ani po jasně vymezeném termínu a opakovaných upomínkách dlužník nereaguje, je na místě rozhodnout, zda se vyplatí pokračovat vymáháním. U menších částek může být právní řízení standardní cestou nákladné, ale u větších pohledávek nebo opakujících se případů je to naopak logický krok. V případě, že jste volili automatizovanou cestu, vyplatí se pokračovat ve vymáhání i u menších částek.

Samotná předžalobní výzva od advokáta je velmi účinný nástroj při vymáhání pohledávek. Dlužník vidí, že to s vymáháním myslíte vážně, a uvědomí si riziko soudního sporu, což ho zpravidla přiměje k úhradě. Účinek navíc zvyšuje to, že výzvu zasílá advokát jako nezávislá autorita. Zároveň tím vysíláte jasný signál, že vaše společnost neakceptuje neplacení jako běžnou praxi.

Proč se vyplatí automatizovat už dřív?

Zkušenost ukazuje, že nejúčinnější je předcházet extrémům. Pravidelná a systematická komunikace od prvního dne po splatnosti výrazně zvyšuje šanci, že platba dorazí bez dalších komplikací.

Automatizované nástroje dokážou upomínky odesílat ve správný čas, různými kanály a s odpovídajícím tónem. Pokud upomínky nezaberou máte připravený scénář – předžalobní výzvu nebo splátkový kalendář. V poslední případě vás systém propojí s advokátem.

Ušetříte tím nejen čas, ale i stres z ruční kontroly a zvažování, co dělat dál a hlavně svou peněženku.

Pokud využijete automatizované platformy jako smartcollection.app, můžete dokonce zůstat v plusu. Celý proces včetně výzvy pokryje zákonný poplatek 1 200 Kč, o který můžete navýšit svou fakturu.

Nemusí to dojít až k soudu

Je pochopitelné, že u dlouhodobých klientů nechcete zbytečně kazit vztah přehnaným tlakem. Někdy má smysl počkat pár dní navíc. Ale pozor, opakovaná tolerance se rychle stává pravidlem. Klient si pak snadno zvykne považovat pozdní platby za standard.

Když nezabere ani třetí upomínka, neznamená to konec světa, ale rozhodně to znamená, že je čas změnit přístup, ať už styl nebo kanál komunikace. Možná nastal okamžik zvážit předžalobní výzvu.

Pokud si nechcete lámat hlavu s tím, jak přesně postupovat, nechte to na automatizaci. Se smartcollection.app máte celý proces pod kontrolou a právní kroky mohou být tím, co klienta konečně přiměje k úhradě.

Nezapomeňte, největší chybou je pasivita. Čím déle budete čekat, tím vyšší je riziko, že svou pohledávku už nikdy neuvidíte.