Lze automatizovat hromadnou správu a vymáhání faktur po splatnosti?

Správa několika nezaplacených faktur a dlužníků se dá zvládnout ručně. Správa desítek nebo stovek už ne.

V tu chvíli se z toho stává každodenní agenda, která bere čas, energii a pozornost. Účetní nebo inkasní oddělení kontroluje splatnosti, dohledává komunikaci, ověřuje insolvence, posílá upomínky a zároveň řeší, co už je potřeba eskalovat. A právě tady se nabízí otázka: jde tohle všechno automatizovat?

Automatizace není „luxus“, ale nutnost

Hromadná správa pohledávek má jedno specifikum. Nejde o jeden případ, ale o opakující se činnost ve velkém objemu.

Každá jednotlivá nezaplacená faktura potřebuje:

• kontrolu splatnosti

• kontrolu insolvence nebo konkurzu dlužníka

• správné načasování komunikace

• evidenci historie případu

• nastavenou strategii vymáhání

Dělat to ručně znamená neustále přepínat mezi úkoly a spoléhat na vlastní systém poznámek.

Automatizace v tomto kontextu neznamená „nahradit člověka“. Znamená odstranit rutinu, která brzdí. Vytvořit funkční strategii a opřít ji o nástroj, který jednotlivé kroky provádí automaticky, systematicky a bez chyb.

Největší problém: roztříštěnost a neodbornost

Ve většině firem jsou data rozdělena:

• Faktury jsou v účetním systému.

• Komunikace v e-mailu.

• Poznámky v Excelu nebo v hlavě.

• Informace o dlužnících v různých registrech

Výsledkem je, že každá informace existuje, ale není dostupná ve správný moment. Upomínání nebo vymáhání tak probíhá bez jasné strategie a bez ohledu na různé situace dlužníků.

Automatizace dává smysl teprve ve chvíli, kdy se vše propojí do jednoho prostředí, které stojí na odbornosti – jak z pohledu práva, tak automatizace a samotného inkasa pohledávek.

Co přináší automatizované řešení

Moderní nástroje umožňují pracovat s pohledávkami podobně jako s workflow. Jedním z klíčových posunů je centralizace a automatizace.

Namísto práce v několika nástrojích vzniká jedno místo, kde je:

• přehled všech faktur po splatnosti

• přehled informací o dlužnících

• historie komunikace

• aktuální stav jednotlivých případů

Faktury nebo data o dlužnících (například z Excelu) se do systému nahrají nebo načtou. Systém je zaeviduje, sleduje jejich stav a podle nastavení automaticky spouští další kroky – od upomínek až po předžalobní výzvu nebo další formy komunikace.

Účetní nebo inkasní oddělení do procesu vstupuje ve chvíli, kdy je potřeba rozhodnutí, nikoliv rutinní akce. To umožňuje nejen lepší orientaci, ale i kvalitnější rozhodování.

Smartcollection CollectBox: automatizace ve větším měřítku

Na principu centralizace a automatizace je postavený i Smartcollection CollectBox.

Jde o systém, který umožňuje propojení s účetním programem a hromadnou správu faktur po splatnosti i informací o dlužnících přehledně. Účetní nebo inkasní oddělení tak může centralizovat všechny případy, nastavovat pravidla, automatizovat procesy a sledovat jejich průběh v reálném čase.

Významnou výhodou je práce s různými úrovněmi pohledávek – od jednotlivých klientů až po celé balíky. Zároveň umožňuje přizpůsobit proces podle potřeb firmy, ať už jde o jednoduchou evidenci, nebo pokročilou automatizaci.

Důležité je i to, že celý proces zůstává pod kontrolou. Automatizace neznamená ztrátu přehledu, naopak ho zvyšuje.

Kde automatizace dává největší smysl

Největší přínos má ve chvíli, kdy:

• počet pohledávek nebo dlužných případů roste

• agenda se opakuje

• tým potřebuje sdílet informace

V takové situaci už nejde jen o úsporu času. Jde o to, aby proces vůbec fungoval dlouhodobě.

Automatizace jako nový standard

Otázka dnes už nezní, jestli automatizovat. Spíš kdy.

S rostoucím počtem pohledávek se totiž manuální správa dříve nebo později stane neudržitelnou. Automatizace pak není upgrade, ale přirozený krok, jak udržet přehled, efektivitu a klid v každodenní agendě.