Specifika vymáhání pohledávek v B2B: co se (ne)vyplácí podcenit

Vymáhání pohledávek mezi firmami má svá vlastní pravidla a pokud se s nimi nepočítá od začátku, může i běžná faktura skončit v nepříjemné slepé uličce. Oproti vymáhání vůči spotřebitelům zde nehrají roli zákonné ochrany, ale především smluvní dohody, komunikace a důvěra mezi obchodními partnery. A právě proto je těch specifik, která by firmy neměly přehlížet, víc než dost.

Neformálnost, která se může vymstít

V B2B vztazích bývá běžné, že komunikace probíhá méně formálně. Objednávka telefonicky, potvrzení po e-mailu, faktura se odešle „jako vždycky“. Jenže ve chvíli, kdy se něco zadrhne, ukáže se, jak křehký takový systém může být. Bez jasných dokladů o tom, co bylo dohodnuto, poskytnuto a přislíbeno, se vymáhání komplikuje. Proto je zásadní dokumentovat, potvrzovat a archivovat i u klienta, se kterým spolupracujete roky.

Vztahy jako překážka? Někdy ano

Mnoho firem oddaluje řešení neuhrazených faktur z jednoho prostého důvodu: nechce si zkazit vztah. Partner přece vždycky zaplatil, je to důležitý klient, „je to mezi námi dobré“. Jenže právě dlouhodobé vztahy mohou vést k přílišné benevolenci. Opatrnost je pochopitelná, ale pokud se prodlení neřeší včas, roste riziko, že faktura zapadne. A pokud je na to firma zvyklá, začne to zkoušet znovu. 

Vymáhání pohledávky neznamená konec vztahů

Praxe ukazuje, že častým problémem, který stojí za neuhrazenou fakturou, je právě zanedbání systému na straně dlužníka. Často proto vymáhání pohledávek u svých klientů neznamená konec dobrých vztahů. Právě naopak, klient si často sype popel na hlavu za pozdní platby a potíže, které věřiteli způsobil, a jistinu spolu s kompenzací 1 200 Kč zaplatí, ani nemrkne.

Smluvní volnost je výhoda i riziko

Na rozdíl od spotřebitelských vztahů mají firmy v B2B velkou volnost v tom, co si mezi sebou ujednají. To znamená, že máte možnost si pravidla nastavit podle svých potřeb – například kratší splatnost, sankce za prodlení, předem určený způsob řešení sporů. Na druhou stranu, pokud nic z toho neřešíte, nemůžete spoléhat na to, že vás zákon automaticky ochrání. Důležité je mít v rukou jasná obchodní ujednání a mít je doložitelná.

Když nekomunikuje, nečekejte

Jedním z typických znaků firemního dlužníka je to, že přestane odpovídat. Nejdřív slibuje, že zaplatí „do pátku“, pak přestane brát telefon. V tu chvíli už nestačí doufat. Efektivní je mít připravený plán: jak urgovat, kdy přejít na oficiální výzvu a kdy zvážit právní scénář. Někdy postačí využít pro vymáhání třetí strany, kterou dlužník bere vážněji. Pokud tento plán neexistuje, často se jen zbytečně ztrácí čas – a s ním i šance, že se peníze vrátí.

Automatizace dává v B2B smysl

S rostoucím počtem klientů a možných dlužníků je časově a finančně náročné spravovat vymáhání a upomínání pohledávek ručně. Smartcollection.app umožňuje nastavit přesnou posloupnost kroků, od upozornění přes výzvu po právní akci. Díky tomu nemusíte znovu a znovu přemýšlet, co udělat dál. A zároveň si můžete být jistí, že každý krok je včasný, přiměřený a zdokumentovaný.