Jak jednat s klienty, aby se z nich nestali neplatiči: psychologie prevence

Neplacení často nezačne u faktury, ale mnohem dřív, třeba už při první schůzce. Čím dříve si nastavíte zdravý vztah ke klientovi i jeho platební morálce, tím větší šanci máte, že nikdy nebudete muset řešit upomínky nebo vymáhání.

Zde je několik ověřených postupů, jak předcházet problémům s platbami díky komunikaci a psychologii spolupráce.

První dojem rozhoduje: tón, profesionalita, důvěra

Možná to zní jako detail, ale to, jak působíte při prvním kontaktu, nastaví celý vztah. Klienti (často podvědomě) odhadují, jak snadno s vámi mohou „hýbat“.

• Používáte jasné a profesionální e-maily?

• Máte přehledné podmínky, ceník, termíny?

• Působíte jako někdo, kdo má systém a není snadno přehlédnutelný.

  
  

Silný první dojem = větší respekt = vyšší pravděpodobnost, že klient platbu nepodcení.

Hranice už při dohodě, mluvte o penězích otevřeně

Jedna z nejčastějších chyb? Peníze se nechávají „na potom“. Jenže pak je pozdě. Klient by měl hned od začátku vědět:

• jaká bude cena, záloha, splatnost, forma fakturace,

• co se stane, když nezaplatí včas,

• že dodání služby závisí na úhradě.

  
  

Zkuste si zařadit do komunikace s klienty přirozené formulace typu:

„Abychom mohli pracovat v klidu a bez výpadků, máme nastavenou splatnost 7 dní. Dává vám to smysl?“ nebo

„Po potvrzení zakázky vystavujeme zálohu. Teprve po jejím uhrazení zařazujeme projekt do výroby.“

Pravidelný kontakt je prevence problémů

Nenechávejte komunikaci jen na faktuře. Pokud s klientem pracujete delší dobu, je dobré průběžně komunikovat, aktualizovat ho o stavu, ptát se, odpovídat rychle. Klient má pak silnější vztah k dodavateli, a menší tendenci zapomínat. Tím spíš, pokud máte nastavenou delší splatnost faktury.

Je rozdíl mezi tím, když fakturu pošle někdo anonymní, nebo když vám píše konkrétní člověk, se kterým jste pravidelně v kontaktu.

Reagujte na signály dřív, než se z nich stane problém

Typické varovné signály:

• klient přestává odpovídat tak rychle jako dřív,

• vymlouvá se na kolegu, co má na starosti fakturaci,

• najednou se odmlčí těsně před termínem splatnosti.

  
  

V tu chvíli je lepší nečekat. Dejte vědět, že fakturace je důležitá součást spolupráce a že vás zajímá, zda je všechno v pořádku.

Přímý a zároveň zdvořilý styl:

„Všiml jsem si, že faktura ještě není uhrazená. Je něco, co brání platbě?“

Psychologie férového tlaku

Neplatiči se často spoléhají na to, že je dodavatel nechá být. Pokud jste „měkcí“ a komunikujete příliš neurčitě („jen se připomínám“, „asi jste to přehlédli“), dáváte prostor k odkládání.

Naopak přehnaný tlak (tvrdé hrozby, pasivní agrese) může poškodit vztah a vést k odporu.

Férový tlak = připomenutí + konkrétnost + sdělení dopadů

Podívejme se, jak takový férový tlak může vypadat:

„Dle našich podmínek je splatnost faktury 5 dní, aktuálně je po termínu. Pokud nebude uhrazena do pátku, bohužel budeme muset spolupráci pozastavit.“

Závěrem

Ne každý neplatič je záměrný podvodník. Často stačí lehké přehlédnutí, nejistota nebo nedostatek respektu ke spolupráci. Právě proto má velkou sílu prevence a ta začíná už u prvního kontaktu.

Chcete mít v platební morálce konečně klid? Automatizujte správu pohledávek pomocí smartcollection.app  a nechte systém upomínek i vymáhání pracovat za vás.